Till medlemmarna i IFK Lidingö Friidrott den 1 april 2020

Inför föreningens årsmöte har vi fått ett brev från några av våra medlemmar. Brevet har ett viktigt innehåll och vi har lagt ut det på vår hemsida, för att ni ska kunna läsa det.  

Brevskrivarnas önskemål är att de frågor som väcks i brevet också ska tas upp till diskussion vid årsmötet i kväll.

Ett årsmöte är ett utmärkt tillfälle för alla medlemmar att få komma till tals, att få information och att kunna få svar på sina frågor. Vi brukar organisera kvällen så att vi börjar med just sådana ”informella” delar, då vi som medlemmar får information och kan få en djupare insyn i vad som händer i föreningen, innan de formella delarna av mötet inleds.

Årets årsmöte kan inte hållas på det sättet. -Vi är hänvisade till att sköta det formella mötet digitalt och vi kan inte träffas och äta en gemensam middag innan vi går vidare till information, föredrag, prisutdelningar och utmärkelser, innan själva mötet hålls. 

Det är inte bra, varken för styrelsen, kansliet, medlemmarna eller verksamheten. Vi behöver få och ge information och få dela visioner och riskscenarion, för att få gemenskap i föreningen och för att få medlemmarnas förståelse och engagemang. Att vänta till årsmötet för att prata om hur vi ska informera och engagera är inte rätt väg, och jag vill lämna några svar på brevet redan nu.

De frågor som tas upp handlar i sammanfattning om hur vi ska kunna säkerställa kompetens i våra verksamheter och hur vi ska säkerställa att vi gemensamt kan bidra i den utmanande situation som vi har till följd av COVID-19.  De stora frågorna är följande.

”Den nya styrelsens viktigaste roll blir att på ett transparent sätt informera, involvera och engagera all erfarenhet, hos föreningens medlemmar”.

Svar. Vi är eniga om att information, på ett transparent sätt, är nödvändigt för att engagera våra medlemmar. Styrelsens roll är att driva föreningens verksamhet i enlighet med stadgarna och i det uppdraget ingår att engagera och informera medlemmarna. Eftersom vi inte har kunnat hålla årsmötet på det sätt som vi brukar, samtidigt som det finns många frågor som vi annars skulle ha talat om, kommer vi att säkerställa att information om aktuella frågor lämnas till medlemmarna, dels löpande på vår hemsida, dels genom att hålla digitala informationsmöten under året ( varav det första redan under våren) och dessutom att tillse att vi har ett ”riktigt ” möte efter sommaren där vi får möjlighet att ses, utbyta information om relevanta frågor, dela ut de priser som annars skulle delas ut på årsmötet och att tacka av ett antal personer som lämnar sina befattningar. Vid mötena kommer både Vallenombyggnaden och verkan av det på vår verksamhet, och Lidingöloppet att tas upp.

” I nuläget kan det se ut att finnas risk för en erfarenhetssvacka, men föreningen har byggts under många år, trots farliga svackor, i både föreningsverksamheten och i Lidingöloppet. Det finns en stor tradition i form av fysiska personer med storerfarenhet…. Vi föreslår att årsmötet beslutar att uppdra till styrelsen att utse en referensgrupp för medlemmarna, med syfte att kunna utgöra ett bollplank för styrelsen”.

Svar. Många kompetenser är viktiga, och just med betoning på många. Vi behöver kunna få ta del av kunskap och erfarenhet inom många områden och från många olika personer. Vad som kan vara en bristande erfarenhet i något avseende kan innebära att föreningen tillförs värdefull kompetens och erfarenhet inom något annat. I den situation som vi står nu kommer styrelsen att först behöva inventera och analysera de behov som finns och vilka kompetenser som ska tillföras. Detta är något som medlemmarna uppdrar till styrelsen att göra och som ligger i styrelseuppdraget. Styrelsen ska, utgående från vad denna inventering visar, organisera föreningens arbete, i kommittéer och genom att adjungera olika kompetenser till styrelsen. Förmågan att analysera situationen och att knyta till sig de kompetenser som kan behövas ligger i det förtroende som medlemmarna lämnar till sin styrelse. Att förekomma denna process och att påverka hur en sådan kompetensrekrytering ska göras vore mycket olyckligt.

Lidingö dag som ovan.

Anna Öberg, styrelsens ordförande