Administratören ansvarar bl.a. för kommunikationen i gruppen och mycket av kommunikationen med kansliet.
SAMLA INFORMATIONEN PÅ ETT STÄLLE
För att göra det enkelt och för att slippa bomba gruppen med mail är det bra att styra den löpande informationen till ett ställe. Information som gäller över tid, t.ex. träningstider eller spikade funktionärsuppdrag gör sig bäst på hemsidan. Skapa en kultur i gruppen att besöka hemsidan med jämna mellanrum.
Information som är mer ”här och nu” t.ex. en inställd träning eller påminnelser kring funktionärsuppdrag behöver gruppen enas om metod, t.ex. SMS-grupp, chat-funktioner på sociala medier, osv. Kommunikation med ungdomar är speciellt eftersom deras medier förändras hela tiden. Bestäm tillsammans med gruppen hur och vilken information som ska skickas ut.
ETT UPPDATERAT SPORTADMIN GÖR ADMINISTRATÖRENS ARBETE ENKLARE
Är SportAdmin uppdaterat kan både kansliet och administratören lita på att informationen skickas rätt, aktiva som slutar slipper få påminnelser och nya aktiva kommer missar inte information. Är SportAdmin uppdaterat har man alltid en uppdaterad kontaktlista till gruppen! En bra rutin är att stämma av registret löpande och göra en grundligare genomgång vid varje terminsstart.
I SportAdmin lägger man in gruppens aktiviteter. Med dessa kan man göra kallelser och inlagda aktiviteter hamnar automatiskt i gruppens kalender (terminsplanering). Närvaro registreras för alla aktiviteter (även sociala aktiviteter, läger, funktionärsuppdrag, avslutningar, mm) vilket man bara kan göra om de först registrerats i Sportadmin.
NÄRVARO
Det är INTE administratörens ansvar att ta närvaro på träningarna (det gör ansvarig tränare via appen). Administratören är kansliets kontakt kring närvarofrågor.
FÖRÄLDRAMÖTEN, ETC.
Alla grupper bör ha 2-3 föräldramöten per år för att skapa delaktighet och tillhörighet också i föräldragruppen. Lägg gärna ut själva anordnandet på olika föräldrar. Föräldramöten läggs med fördel vid terminsstart och terminsslut.
GRUPPENS FUNKTIONÄRSUPPDRAG
Gruppen har ett antal funktionärsuppdrag varje år där barnen tillsammans med sina föräldrar är med och genomför klubbens egna arrangemang. Dessa är mycket viktiga för klubbens ekonomi och/eller för klubbens interna tävlingsverksamhet. Det är viktigt att alla familjer förstår att funktionärsuppdragen ska utföras även om sina barn inte vill/kan vara med.
Alla funktionärsuppdrag samlas i ”Funktionärskalendern” (se hem sidan). Viktigt att veta är att samtliga medlemmar har funktionärsuppdrag under Lidingöloppshelgen, utöver övriga uppdrag.
Administratören är kansliets kontaktperson i funktionärsfrågor. Administratören gör klokt i att utse 1-2 föräldrar till ”funktionärsansvariga”, som stöd.
NYA BARN (OCH FAMILJER) I GRUPPEN
Det viktigaste är att barnen och föräldrarna känner sig välkomna till gruppen och föreningen. En bra introduktion bör omfatta en genomgång av terminsplaneringen och funktionärsuppdrag så att familjen enkelt kan komma in i verksamheten. Bjud in föräldrarna att engagera sig i gruppen.
Uppmuntra familjerna att ta del av värdegrund och och bekanta sig med viktiga policys (t.ex. Trygghetspolicy).
Ta reda på om det finns allergier, viktiga mediciner eller om det är något annat som är viktigt att veta.
Presentera gruppens nya medlem och ha ett extra öga på att barnet och att hen kommer in i gruppen på ett bra sätt. De första träningarna kan det vara bra att föräldrarna är med.